Rekisteriseloste

Rekisteriseloste


Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi


Oulunkylän siirtolapuutarhayhditys r.y.:n jäsenrekisteri

Jäsenten lisäksi rekisteriin kerätään samat tiedot mökkien osaomistajista, jotka eivät ole varsinaisia jäseniä. Termiä jäsen käytetään rekisteriselosteessa sekä varsinaisesta jäsenestä että mökin osaomistajasta.


2. Rekisterinpitäjä


Nimi: Oulunkylän siirtolapuutarhayhdistys r.y.
Verkkosivut: www.ospy.siirtolapuutarhaliitto.fi                          
Yhteystiedot, kts. puheenjohtaja: Hallitus ja toimihenkilöt

                                    
2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö


Puheenjohtaja, yhteystiedot: Hallitus ja toimihenkilöt


3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tietoja voidaan antaa Yhdistysavaimen palvelimille, viranomaisille ja esim. tili- tai perintätoimistolle, mikäli tämä on yhdistyksen asioiden hoidon kannalta tarpeen.
 

4. Rekisterin tietosisältö


Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, mökkinumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Maksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (palstan koko sekä varahenkilö, johon voidaan ottaa yhteyttä, jos jäsentä ei tavoiteta).

5. Rekisterin tietolähteet


Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella, yhteystietojen muutoslomakkeella tai mökin ostajilta jäsentietolomakkeella.


6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle


7. Rekisterin suojauksen periaatteet


1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot ovat puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja jäsenrekisterin hoitajan käytettävissä ja kunkin vastuulla.

2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Yhdistys  ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.


8.Tarkastusoikeus


Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.


9. Rekisteritietojen korjaaminen
 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Huom! Vuokramies (yhdistyksen jäsen ja mökin osa-omistaja) on palstan vuokrasopimuksen 9 §:n mukaan velvollinen antamaan yhdistykselle vuokrasuhteen rekisteröintiä varten vuokramiehen henkilöä, kotipaikkaa ja koti- ja laskutusosoitetta koskevat sekä muut tarpeelliset tiedot. Edellä mainittujen tietojen muutoksista vuokramiehen on ilmoitettava yhdistykselle yhden (1) kuukauden kuluessa muutoksen tapahduttua.